חשבונית מס – הלב של רישום ההכנסות בחברה שלך
כבעל חברה, אתה ודאי יודע כי אחרי שסיפקת שירות או מוצר ללקוח שלך עליך להמציא לו חשבונית מס, אחרת כדאי שתוודא שאין אף אחד נוסף מתחת לשולחן. במידה ואתה עדיין לא מודע לעניין הזה של חשבוניות מס, אנחנו כאן בשביל לספר לך. אז חשבונית מס היא דרישה לתשלום, ובמילים אחרות: הדרישה הכתובה והחוקית שלך מהלקוח לשלם את הסכום שהוא חייב לך. חשוב שתדע, כי חשבונית המס היא הבסיס לרישום של כל ההכנסות של החברה שלך, ומכאן היא מהווה גם בסיס לדו"חות האחרים של החברה, כמו דו"ח מע"מ ומקדמות מס. ואיך אפשר להפיק את חשבונית המס, אתה שואל? את חשבונית המס אפשר להפיק ידנית (באמצעות פנקס חשבוניות מוכן) או באמצעות תוכנה (תוכנת כספית למשל).
למעשה, אין צורך להיבהל. הוצאת חשבונית מס היא לא עסק מסובך: אם תענה על כמה דרישות בסיסיות, תגלה שבאמצעות ניהול נכון של מערך החשבוניות שלך תוכל לנהל את החשבונות שלך ביעילות ובפשטות.
חשבונית עסקה וחשבונית מס – ממש לא אותו הדבר
חשבונית עסקה וחשבונית מס הם שני סוגי חשבוניות שהחברה שלך יכולה להנפיק – אבל הן ממש לא אותו הדבר. ההבדל הוא בכך הוא שבחשבונית עסקה אתה לא משלם את המע"מ שאתה דורש מהלקוח שלך, והלקוח לא יכול להזדכות על המע"מ אחר כך. בנוסף, לא כל חברה רשאית להפיק חשבונית עסקה. אם אינך יודע האם החברה שלך רשאית להנפיק חשבונית עסקה או לא – רואה החשבון שלך או הנהלת החשבונות ידעו לענות לך.
חשבונית מס קבלה מול חשבונית מס – כמעט אותו הדבר
עקרונית, הדרך המקובלת בנושאי חשבוניות היא לשלוח חשבונית ולאחר שוטף + כמה שמצליחים לסחוט אתכם, אתם משלמים ואז מקבלים קבלה (ומכאן השם קבלה). אבל כאשר למשל במונית או בדוכן בשוק משלמים במקום אזי החשבונית והקבלה הן מסמך אחד וזהו.
לא לכל אחד מותר להוציא חשבונית מס
אם אתה עוסק פטור – אסור יהיה לך להוציא חשבונית מס ללקוחותיך. עוסק פטור הוא עוסק הרשום ברשויות המס אך אינו נדרש לשלם מע"מ.
המרכיבים שחשבונית המס שלך חייבת לכלול
אם אתה מוציא חשבונית מס אתה חייב לכלול בה את הפרטים הבאים:
- לחשבונית חייב להיות מספר רץ – בדומה למספר רץ של הצ'קים בפנקס שלך. את החשבוניות עליך להוציא על פי הסדר הרץ של החשבוניות שלך.
- עליך לציין על החשבונית מה התאריך בו בוצעה העסקה.
- על החשבונית לציין בבירור את שם החברה שלך ואת מספר העוסק המורשה שלה.
- עליך לציין את הכתובת והטלפון של החברה שלך.
- יש לציין את פרטי הלקוח המשלם וכמובן מהם פרטי העסקה.
- בחישוב הסכום על החשבונית עליך להוסיף את סכום המע"מ שמתווסף אליו.
חשבונית מס – חובה להנפיק בשני העתקים
מס הכנסה דורש כי את החשבונית תנפיק בשני העתקים: על עותק אחד עליך לציין "מקור". על עותק המקור עליך לחתום בחותמת וחתימה, ואותה עליך למסור ללקוח. על העותק השני עליך לציין "העתק" – ואותו עליך לתייק בתיקיית חשבוניות, או למסור אותו למי שמנהל את החשבונות שלך, כגון הנהלת חשבונות או רואה חשבון. אם יש צורך מותר לך להנפיק העתקים נוספים של חשבוניות (למשל במקרה שהלקוח שלך איבד את החשבונית המקורית ומבקש ממך עותק). עם זאת, המילה "מקור" תופיע, כאמור, אך ורק בהעתק הראשון שהנפקת.
אם שלחת חשבונית ללקוח שלך והיא אבדה בדואר – לא תוכל להוציא חשבונית מקור חדשה. במקרה כזה, תצטרך להנפיק עותק של חשבונית המס ולכתוב עליה "העתק נאמן למקור" בצירוף חותמת וחתימה.
מותר לך לבטל חשבונית שיש בה מידע שגוי
אם הפקת חשבונית שיש בה טעות – למשל, בשם הלקוח או בסכום לתשלום, מותר לך להנפיק חשבונית חדשה ולבטל את הקודמת. על מנת לעשות זאת, עליך לבקש בחזרה את חשבונית המקור ולרשום עליה "מבוטל" באופן בולט לעין. אם אין לך את המקור של חשבונית המס – לא תוכל לבטל את החשבונית.
חשבונית מס ממוחשבת ומשלוח חשבוניות בדואר אלקטרוני
יותר ויותר בתי עסק וחברות כיום משתמשים בחשבונית מס ממוחשבת, שנשלחת באמצעות המייל ללקוחות. חברות התקשורת למשל, חברות הכבלים ואפילו המפעילות הסלולריות כמו סלקום ופלאפון כבר משתמשות בשירות זה, ושולחות ללקוחות חשבונית במייל. במקרה של חשבונית ממוחשבת, המייל עצמו הוא חשבונית המקור. למעשה, האאוטלוק (תוכנת הדואר האלקטרוני) של הלקוח שלך הופכת בפועל לשמש כתיקיה של הנהלת חשבונות. חשוב שתסביר ללקוח שלך, כי במידה והוא מדפיס את החשבונית – החשבונית המודפסת כבר לא נחשבת כחשבונית מקור. במידה והלקוח הוא בית עסק עליו לשמור את המייל במשך 7 שנים – כאילו היה חשבונית מס מודפסת לכל דבר.
אם גם אתה מעוניין להפיק חשבונית מס שתישלח באמצעות האינטרנט עליך לעמוד קודם כל בתנאים הבאים:
- עליך להודיע לפקיד השומה של החברה שלך שברצונך לשלוח ללקוחותיך חשבונית ממוחשבת ולקבל את אישורו לכך.
- עליך לרכוש חתימה דיגיטלית שתהיה חלק מהחשבונית. חתימה דיגיטלית היא חתימה המזהה את מחבר המסמך כמו שטביעת אצבע מזהה כל אדם. כמו טביעת אצבע, החתימה הדיגיטלית שלך אינה ניתנת לזיוף או להעברה. מספיק לעשות חיפוש של הצירוף Digital Signature באינטרנט ותוכל להגיע לספקים מורשים של חתימות דיגיטליות.
- חשוב מאוד שתקבל מהלקוחות שלך אישור על כך שהם מוכנים טכנולוגית לקבל חשבונית ממוחשבת. אם לאחד הלקוחות שלך אין חיבור לאינטרנט – לא תוכל לשלוח לו חשבונית ממוחשבת.
טיפ להנפקת חשבונית מס- את חשבונית המס רצוי שתנפיק קרוב למועד העסקה, אפילו אם עוד לא קיבלת תשלום עליה.
מאמרים נוספים שעשויים לעניין אותך: ניכוי מס במקור ומס חברות
